Liên hệ ngay với chúng tôi

Trung tâm đào tạo Montessori Việt Nam (MTCV)
Tầng 5 tòa nhà A, Lô TH1, khu đô thị mới Dịch Vọng, phố Thọ Tháp, Cầu Giấy, Hà Nội
(trong khuôn viên trường mầm non quốc tế và Sakura và trường liên cấp Gate-way)
Số điện thoại: 024.6686.4650
Hotline: 091.851.0202

Email: info@mtcv.vn

RB FAST tại Hội thảo AMS năm 2017: VÒNG ĐỜI CỦA MỘT NHÂN VIÊN (Phần 2)

Ngày đăng: 11:10 - 25/02/2018
Lượt xem: 485

Ở phần trước của bài thuyết trình, cô RB đã nói về ba giai đoạn đầu của vòng đời của một nhân viên bao gồm: Xác định, tuyển dụng và tiếp nhận. Ở phần thứ 2 này, cô sẽ tiếp tục trình bày về hai giai đoạn còn lại trong chu kỳ làm việc của một nhân viên trong tổ chức đó là: Hỗ trợ và sa thải.

VÒNG ĐỜI CỦA 1 NHÂN VIÊN (Phần 1)

Chi tiết bài phát biểu:




“Giai đoạn thứ tư: Hỗ trợ

Đây chính là giai đoạn mà mọi việc lớn nhất diễn ra. Tất cả mọi người, tất cả vị trí đều cần sự trợ giúp và góp ý liên tục. Đưa ra sự giúp đỡ thì khá dễ, trong khi đưa ra lời góp ý lại khá khó. Tôi rất hiểu điều này. Nó có thể khá khó xử. Nhưng tôi lại không thể nhấn mạnh thế nào cho đủ tầm quan trọng của điều này. Hãy dành thời gian để có thể đưa ra những góp ý kịp thời. Nó không cần phải là một điều gì lớn. Không quan trọng kích cỡ…

Tôi sẽ cho các bạn một ví dụ. Khi tôi bắt đầu làm quản trị viên trường học, tôi mới nhận ra có rất nhiều quy tắc chính thức được nhắc đến mà tôi không hề biết gì về nó. Bởi vì việc này không phải là một phần văn hóa của trường tôi, ví dụ như tôi không có chút khái niệm nào về chứng chỉ chăm sóc trẻ em bắt buộc, công việc mà tôi đã làm mười năm vào thời điểm đó.  Một trong những nhiệm vụ của tôi là phải lãnh đạo, tôi đi lên từ một giáo viên, nên tôi khá lo lắng. Rồi thì đột nhiên trường chúng tôi có một loạt các sự việc diễn ra, chúng tôi gặp vấn đề về tài chính, các vấn đề về đạo đức, và chúng tôi rõ ràng phải đối mặt với việc vi phạm các quy tắc an toàn trong lớp học, có rất nhiều vấn đề. Tôi đã phải tiến hành họp nhiều lần để có thể có các cuộc trao đổi diễn ra mà sau đó mọi người rời đi mà không ghét tôi, để chúng tôi có thể thay đổi văn hóa và chuyển đổi cách làm việc. Tôi có thể nói với các bạn rằng có rất nhiều cuộc trao đổi tôi làm không tốt tí nào, tôi đã tiếp cận vấn đề một cách tệ hại và học được các bài học theo cách khó khăn nhất.

Nhưng tôi đã học được cách đưa ra những lời góp ý một cách chân thành nhất để hướng tới điều tốt đẹp hơn. Ví dụ như vấn đề tuân thủ quy tắc trong lớp học, tôi có thể bước vào và nói: “Ô, tôi sẽ di chuyển cái bình xịt này lên nóc tủ nhé vì để như thế sẽ vi phạm quy tắc an toàn vì bọn trẻ con có thể tiếp xúc với nó.” Rồi tôi lại ra khỏi đó. Tôi sẽ nói kiểu như: “Để tôi chuyển cái bình này giúp bạn vì điều đó vi phạm các quy tắc an toàn”. Nó không mang cảm giác gây hấn hay thù địch như kiểu “Anh đã vi phạm, anh đặt bình xịt ở vị trí sai và tôi sẽ chính thức lập biên bản vi phạm này của anh.” Nó chỉ đơn giản là “Này, tôi sẽ cầm cái này và đặt nó ở đây, và này, lần sau khi bạn đưa một đứa trẻ vào nhà vệ sinh, giáo viên còn lại hãy chờ cho đến khi người kia đưa đứa trẻ quay lại để làm việc khác vì theo quy tắc an toàn, hoặc có thể gọi lên văn phòng và nhờ người xuống trông hộ để đảm bảo vẫn đáp ứng được yêu cầu an toàn”. Những việc như vậy đó. Tôi đã không biết về những điều đó. Nhưng không sao cả, chúng ta đều học được bài học.

Và chúng tôi đã trở nên đáp ứng được mọi yêu cầu quy tắc đặt ra và đã trở thành một ngôi trường cực kì sạch sẽ, an toàn hiện giờ. Đó là điều mà bạn cần thực sự suy nghĩ về nó. Làm thế nào để bạn có thể dẫn dắt đến ý bạn cần nói mà không phải “hãy gặp tôi ở văn phòng một lúc nhé?” Đôi khi nó là cái việc khá riêng tư, cần không gian yên tĩnh, độc lập. Nhưng nhiều khi bạn chỉ cần dẫn dắt đến các trao đổi đơn giản, đưa ra các góp ý nhẹ nhàng mà không cần thiết phải gặp riêng trong một căn phòng, bởi vì việc đó khá đáng sợ. Biết rằng mình sẽ phải đi đến phòng của sếp, đóng cửa lại và có cuộc nói chuyện về một vấn đề nào đó khá là đáng sợ. Đừng đặt nhân viên của mình vào vị trí đó nếu như bạn không cần thiết phải làm vậy. Hãy để dành nó cho những việc quan trọng, kiểu như… bạn biết đó. Và tìm cách để có thể nhẹ nhàng đưa ra các góp ý nhỏ xiu xíu ngay trong lúc đó. Và bạn sẽ nhận được văn hóa và niềm tin từ những việc đó.

Vậy làm thế nào để là một người lãnh đạo thân thiện vừa khiến nhân viên có trách nhiệm trong công việc với một ngân quỹ hạn hẹp? Đó là lí do tôi có việc để làm, tôi giúp những người lãnh đạo thực hiện được điều đó. Điều này rất khó khăn, nhưng tôi sẽ nhấn mạnh về mấy điều này hơn cả, đó là sự minh bạch và sự tiếp xúc. Tôi không thể nhấn mạnh đủ về tầm quan trọng của sự minh bạch và các mối quan hệ đối với người lãnh đạo. Vậy liệu nhân viên của bạn có nắm được bạn ở đâu, đang làm gì và tại sao bạn lại đưa ra quyết định như vậy? Hay họ chỉ được thông báo về các quyết sách mới hoặc biết về ngày diễn ra các sự kiện? Họ biết bao nhiêu? Điều gì đã dẫn đến việc đó? Họ chỉ nghĩ và không làm gì cả? Tôi đã gặp những vấn đề đó. Đó là một tòa nhà rất rộng, và tôi thì không ở trong phòng làm việc vì tôi đã phải đi khắp nơi trong tòa nhà đó và trợ giúp mọi người. Tôi nhận ra là nhân viên của tôi rất mệt mỏi và bực bội khi họ đến văn phòng của tôi mà không thấy tôi ở đó và họ không biết tìm tôi ở đâu, điều này rất thực tế. Tôi đã đặt một cái bảng trắng ở ngoài cửa văn phòng tôi. Nếu như tôi đi ra ngoài, tôi sẽ ghi lên đó rằng: “Tôi đang ở Khu vực mẫu giáo quan sát các giáo viên làm việc, hoặc tôi đang hỗ trợ ở sân chơi hay tôi đang đi chuẩn bị tài liệu trên tầng. Dù đó là việc gì tôi cũng ghi lên đó. Tôi đang ở Thủ đô của bang nhằm vận động cho Montessori. Bất cứ việc gì tôi cũng ghi lên đó. Nếu như cửa phòng tôi đóng và tôi ở bên trong phòng nhưng không thể tiếp bất cứ ai vì tôi đang bận tập trung làm việc, tôi cũng ghi điều đó lên bảng. Ví dụ như tôi đang hoàn tất toàn bộ hồ sơ nhập học cho học kì sắp tới và tôi phải hoàn thành trong hôm nay, vì vậy trừ phi đó là việc khẩn cấp, xin để lại lời nhắn trên bảng hay gửi email cho tôi. Điều này thực sự đã thay đổi cảm giác thất vọng của nhân viên khi họ biết tôi đang ở đâu, và họ biết khi tôi đang không có trong phòng, tôi đang làm việc ở đâu đó hỗ trợ họ và thay mặt trường.

Điều thứ hai đó là sự tiếp xúc. Có nhiều khi bạn sẽ phải đưa ra các quyết định không nhận được sự ủng hộ từ số đông. Nếu như bạn có thể giúp mọi người hiểu được lí do đằng sau những quyết định đó mà không phải làm họ nặng gánh thêm với những việc hậu cần quá chi tiết của trường bạn để cân bằng tất cả. Hãy nhẹ nhàng giải thích: “Này các bạn, vấn đề là như sau: Chúng ta đang có từng này, ngân sách tính theo đầu người, đây là số tiền được dành cho mỗi học sinh/sinh viên hàng tháng để làm các hoạt động, tuy nhiên chúng ta vừa phải trả số tiền bảo hiểm từng này, chúng ta đã phải rút số tiền đó ra khỏi ngân quỹ. Vì vậy chúng ta không có đủ tiền để thực hiện chuyến tham quan mà chúng ta đã bàn từ trước, đó là lí do. Liệu chúng ta có thể làm các hoạt động nào khác thay vì nó không? Việc đó có ổn không? Hay chúng ta có thể vẫn tổ chức chuyến tham quan nhưng bỏ bớt một số hoạt động?” Đó là cách bạn thực hiện việc đó. Bạn cho họ sự tiếp cận với những lý do tại sao bạn lại đưa ra những quyết định khó khăn đó hoặc những chính sách khó khăn mà bạn bắt buộc phải thực thi. Nhiều khi đó là vì những quy định về an toàn bắt buộc. Kiểu như: “đó là quy định an toàn bắt buộc thôi, tôi xin lỗi, tôi cũng không hề thích chúng, nhưng vì đó là những quy định an toàn bắt buộc, nên chúng ta phải thực hiện thôi. Chúng ta là một ngôi trường, vì vậy chúng ta cần tuân thủ các quy định đó.” Bạn biết đó, sự tiếp cận, càng tiếp cận được càng nhiều thông tin bạn có thể cung cấp.

Vậy thì bạn làm thế nào để cung cấp thông tin cho người khác mà không cần tiết lộ những điều không thể tiết lộ. Cái này khá là khó. Càng nhiều thông tin bạn có thể cung cấp một cách hợp pháp. Điều này lại còn tùy vào từng tình huống. Tôi sẽ khuyên các bạn nên gọi ngay cho luật sư của mình, nếu như đó là các vấn đề càng khó khăn phức tạp, tuy nhiên bạn vẫn phải tiếp xúc và thông báo với mọi người về việc đó.

Vậy bạn làm thế nào để đảm bảo việc trợ giúp nhân viên được thực hiện thường xuyên vì bạn quá bận? Bạn có rất nhiều việc cần phải làm. Rất dễ để có thể điều hành được ngôi trường mà không cần dành thời gian hàng ngày tại chỗ để trợ giúp người khác. Tôi thực sự khuyến khích các bạn ghi điều này lên lịch làm việc như một điều bạn cần phải làm. Đây là một số việc tôi đã làm: Hàng tuần tôi dành thời gian quan sát hai lớp học trong vòng ít nhất 30 phút. Việc này được ghi rõ trên lịch làm việc của tôi vào sáng thứ Ba và sáng thứ Năm, không vì một điều cụ thể gì mà chỉ để quan sát thôi. Tôi muốn các giáo viên của mình không cảm thấy lo lắng khi tôi đến quan sát lớp học mà cảm thấy việc tôi có mặt ở lớp học là một điều bình thường. Và điều đó không có cảm giác kì lạ hoặc khó chịu vì tôi thường xuyên làm thế. Họ biết tôi sẽ thường có mặt ở lớp học để quan sát mà thôi. Thứ Ba và thứ Năm hàng tuần tôi đều làm vậy.

Tôi cũng thường có hoạt động ăn trưa cùng từng lớp học trong tháng. Mọi người biết là tôi sẽ đến ăn trưa cùng với lớp học mỗi tháng vì vậy họ dọn chỗ ăn trưa cho tôi và tôi cùng họ ăn trưa. Không phải vì lí do gì ngoài để mọi người biết rằng tôi đang ở đây, tôi nhìn thấy đứa trẻ đó đang gây khó khăn cho lớp học trong giờ ăn trưa, nhưng bạn biết đấy, tôi không phải ở đây để hướng dẫn bạn làm gì với việc đó, tôi chỉ có mặt ở đây để quan sát và hiểu những gì bạn đang làm và những vấn đề trong lớp học. Để từ đó khi tôi và bạn có cuộc trao đổi riêng tư, tôi không chỉ lắng nghe bạn mô tả lại các sự việc hành vi vì tôi đã chứng kiến những hành vi đó khi tôi đến quan sát vào giờ ăn trưa. Tôi làm việc ở sân chơi hàng tuần, vào thứ Hai. Tôi làm việc ở sân chơi, vì đó là nơi tôi có thể nhìn thấy rất nhiều hành vi của học sinh mà giáo viên thực sự cần chỉnh đốn. Nếu như tôi có thể tận mắt chứng kiến những hành vi đó tại sân chơi, tôi sẽ hỗ trợ được các giáo viên nhiều hơn.

Vậy với các giáo viên mới? Hãy đến kiểm tra họ tại phòng học hàng ngày trong một tuần đầu tiên, rất nhiều lần trong các tuần tiếp theo. “Thế nào rồi? Bạn có thắc mắc gì không? Bạn ổn chứ?” Chỉ cần những câu hỏi nhanh và ngắn gọn. “Okie, có điều gì bạn cần tôi hướng dẫn không? Bạn có nhận được những đồ tôi gửi cho bạn không? Tốt. Hãy đến gặp tôi nếu như bạn cần bất cứ điều gì” Không cần phải quá nhiều, chỉ cần những câu hỏi ba giây để kiểm tra và khiến cho họ cảm thấy bạn đã thấy họ, bạn hiểu rõ rằng họ vừa được trao cho vị trí rất lớn với rất nhiều sự việc diễn ra, và họ cảm thấy bạn là người hiểu họ. Điều này thực ra là, có rất nhiều nhân viên cảm thấy được trợ giúp khi họ được nhìn thấy, và họ muốn bạn hiểu cảm giác khi đặt vào địa vị của họ, làm những việc họ làm. Những hành động nhỏ từ phía bạn lại thực sự lại chính là nhân tố kết nối những điều đó với nhân viên của bạn.

Hãy có một hệ thống kiểm tra xem những văn bản giấy tờ họ cần nộp cho bạn đã được nộp lại hay chưa? Tôi thực sự khuyến khích điều này. Hãy đặt lịch, và phân nhiệm vụ cho ai đó. Các bạn hãy phân bớt việc cho ai đó nhé, nếu bạn có thể. Vậy đó, hãy khiến họ cảm thấy cần làm việc có trách nhiệm. Với tất cả mọi nhân viên, việc đánh giá hàng năm thực sự cần được thực hiện, và không nên chỉ gói gọn ở việc người nhân viên cấp cao hơn thông báo cho nhân viên cấp thấp hơn về những việc người đó đã làm, đó là một cách tồi tệ để đánh giá một người. Nên có một bản tự nhận xét, một cuộc hội thoại, những sự trao đổi qua lại giữa hai bên, và nó phải được thực hiện không hề đột ngột. Hãy cử họ đến các hội thảo, những buổi huấn luyện cá nhân. Tôi sẽ đến gặp nhân viên của mình và nói với họ: “Này, tôi biết bạn đang làm về mảng này, và tôi thấy đang có một hội thảo về vấn đề này mà bạn sẽ rất muốn tham dự đấy.” Tôi sẽ không gửi một email có toàn bộ các hội thảo hoặc các chương trình sắp diễn ra cho toàn bộ nhân viên của mình. Tôi sẽ đánh giá, ví dụ như Lethoia, hội thảo này sẽ phù hợp với Lethoia, vì vậy tôi sẽ đến gặp tận lớp học của Lethoia và nói “Này, bạn có muốn đăng ký tham dự hội thảo này không, vì nó khá liên quan đến những gì bạn đang làm”. Vậy đó, hãy gặp họ, đối xử với họ như từng cá nhân riêng biệt.

Tôi cũng gặp rất nhiều trường hợp, khi tôi ghi vào hồ sơ của họ mà không trao đổi với họ trước, mọi người cảm thấy tôi đang tấn công họ, hoặc tự vệ một cách thụ động khi cảm thấy tôi đang chỉ ra lỗi của họ. Bạn biết đấy, có nhiều khi tôi chỉ gặp một bài báo rất thú vị muốn chia sẻ cho mọi người cùng đọc, nhưng mọi người lại có cảm giác: “Cô nghĩ tôi đối xử với trẻ con rất tệ hay sao mà lại gửi tôi bài báo này”. Không, tôi chỉ đơn giản cảm thấy nó rất hay mà thôi. Nhân viên rất cần sự trao đổi, liên kết, nói chuyện nhiều hơn bạn tưởng. Việc này rất hữu ích.

Với tất cả mọi nhân viên, hãy chúc mừng, cả chúc mừng riêng và chúc mừng trong công việc. Trường bạn có quy trình chúc mừng như thế nào khi một nhân viên có em bé? Bạn có làm gì để chúc mừng điều đó? Hay khi họ làm đám cưới, hay tốt nghiệp thạc sĩ, hoàn thành một khoá học, hay mua một căn nhà mới? Bạn sẽ làm gì khi một người có người thân qua đời, hay chính họ, các bạn có quy trình riêng để thể hiện sự thương tiếc với người đã mất và trân trọng những thành tựu họ để lại hay không? Bạn cần chuẩn bị cho việc này vì sự mất mát là điều sẽ xảy ra thường xuyên, ập đến với nơi bạn làm việc hết lần này đến lần khác. Bạn không nên bị bất ngờ và xáo trộn khi sự mất mát ập đến, mà nên có sự chuẩn bị trước cho mọi tình huống mất mát diễn ra. Và hãy thử để ý cảm giác của những người nhân viên khi bạn dành thời gian thể hiện sự thương tiếc với sự mất mát của họ. Và luôn luôn, hãy khiến họ cảm giác có trách nhiệm trong công việc, bằng những trao đổi ngắn trong cả ngày, với rất nhiều tình yêu thương. Trợ giúp một đối một, cuộc đối thoại giữa trợ giảng và giáo viên chính, giữa lãnh đạo nhà trường với giáo viên chính. Bạn làm thế nào để đảm bảo rằng luôn luôn có sự trao đổi trợ giúp một đối một giữa mọi người với nhau. Không cần thiết phải là mình bạn trợ giúp tất cả mọi người khác, mà đó có thể là các giáo viên hỗ trợ lẫn nhau, hoặc bạn ghép đôi từng cặp giáo viên trợ giảng để hỗ trợ lẫn nhau. Hệ thống nào giúp cho mọi người có thể nhận được sự trợ giúp một đối một cho riêng từng người, hay để khiến mọi người có thể tham gia hỗ trợ đồng nghiệp mình nhiều hơn nữa. Khi bạn càng có những sự trao đổi cởi mở chân thành hơn với nhân viên của mình, các nhân viên sẽ càng cảm thấy thoải mái hỗ trợ nhau hơn. Vậy nếu như trong lớp đó bạn có một giáo viên chính, và bạn đang muốn nói chuyện với một người trợ giảng khác, bạn đang thực sự cần nói chuyện với hai người đó, mà bạn lại không trao đổi trực tiếp với hai người đó, thì họ sẽ không thể nào phối hợp với nhau tốt được vì bạn chưa làm mẫu cho họ. Vì vậy, nếu như bạn muốn nhân viên của mình thực hiện bất cứ điều gì bạn muốn, hay bạn muốn những người điều hành trong trường làm điều gì, thì bản thân bạn phải thực hiện điều đó trước, làm toàn bộ.

Giai đoạn thứ năm: Sa thải

Giai đoạn thứ năm không phải là một giai đoạn vui vẻ gì, nhưng đó là một giai đoạn rất thực tế mà chúng ta đều phải đối mặt. Giai đoạn thứ năm của một vòng đời nhân viên chính là khi quan hệ nhân viên bị suy thoái, và bạn sẽ cần phải có một kế hoạch và sự chuẩn bị để đối mặt với việc này nữa. Ngay cả khi đã có những sự hỗ trợ nhân viên nhất định, việc thay đổi người vẫn có thể diễn ra. Điều này có thể là do bạn phải bỏ một nhân viên vì lợi ích của tổ chức của bạn, cũng có thể là do người đó chọn đi con đường khác vì nhiều lý do khiến họ bỏ việc. Bạn cần phải có kế hoạch dự phòng cho cả hai trường hợp. Việc chấm dứt hợp đồng không nên là điều bất ngờ, người nhân viên đó nên được biết trước rằng họ đã không làm tốt việc của mình và điều này đã được ghi rất rõ ràng trong bản đánh giá công việc của họ, cũng như việc đánh giá nhân viên cũng không nên làm bất ngờ. Những cuộc trao đổi về việc này không nên bất ngờ bởi họ nên được biết về việc đó. Vậy các bạn có ghi lại trong hồ sơ nhân viên một cách không thiên vị về những sự việc đã diễn ra, những điều bạn nhìn thấy, khi bạn cần phải kiểm tra họ về, ví dụ như đi làm muộn, bạn có ghi lại những việc đó ở chỗ nào không? Một trong những cách cực kì hiệu quả mà bạn có thể thực hiện đó là gửi email cho chính mình về một người nào đó trong tổ chức có thể nhìn được thông tin đó, ví dụ như “Hôm nay là lần thứ ba trong mười ngày Suzy đã đến muộn 10 phút. Tôi đã trao đổi với cô ấy ở quầy lễ tân và cô ấy biết rằng lần tới cô ấy đi muộn thì việc này sẽ được ghi vào hồ sơ của cô ấy.” Rồi bạn in email đó có thông tin ngày giờ cụ thể về cuộc trao đổi và kẹp vào trong hồ sơ làm việc của cô ấy. Việc này cực kì có hiệu quả. Tôi chưa từng thất lạc bất cứ thông tin khiếu nại về nhân viên. Lưu trữ lại văn bản là tất cả những gì bạn cần làm. Đó là lý do. Bạn sẽ không thất lạc bất cứ khiếu nại về nhân viên nào nếu như bạn có lưu trữ lại tất cả những sự việc diễn ra.

Vậy, hãy làm theo các quy trình, nếu như bạn có các quy trình về việc nhân viên sẽ phải trải qua những bước nào trước khi bị sa thải, ví dụ như đầu tiên là cảnh cáo bằng lời nói, cảnh cáo bằng văn bản, đánh giá công việc đến sa thải, dù là quy trình nào bạn đều phải thực hiện đầy đủ tất cả các bước với tất cả mọi nhân viên trong trường, dù cho đó là người mà bạn cực kì ghét hay người bạn rất thích. Đó chính là điểm khó để thực hiện theo đúng quy trình. Nhưng bạn sẽ đặt mình vào vị trí khá nguy hiểm nếu như bạn không thực hiện theo đúng trình tự quy trình cho tất cả mọi người. Tôi muốn nói thêm rằng tôi không phải là một luật sư và tôi không đưa ra bất cứ lời tư vấn luật pháp nào và không chịu trách nhiệm cho bất cứ lời tư vấn về luật pháp nào mà các bạn nhận được ngày hôm nay. Vậy, hãy lưu lại tất cả, gửi email cho chính bạn. Hãy tự thiết kế một bản liệt kê về trình tự các công việc bạn đang thực hiện với mỗi người để bất cứ người nào đảm nhận việc giải quyết các giấy tờ trong văn phòng của bạn đều có nhìn vào bản liệt kê về người nhân viên đã rời khỏi công việc đó.

Rồi những việc giấy tờ cần làm khi có sự thay đổi nhân sự là gì, những tập hồ sơ đó sẽ được chuyển từ Mục “Hiện tại” sang Mục “Không còn hoạt động”, hay bạn có cần thông báo với chính quyền địa phương về việc trường bạn sẽ không chịu trách nhiệm về báo cáo lý lịch tư pháp của cá nhân đó vì họ đã chuyển đi. Những việc bạn cần làm là gì, bạn sẽ liệt kê chúng ra như thế nào, chúng sẽ được chuyển đi đâu, bạn sẽ thông báo với những ai, khi nào thì họ cần được thông báo. Và không phải chỉ bao gồm phụ huynh học sinh, mà còn rất nhiều người cần được biết khi một nhân viên rời khỏi tổ chức đó, và những người đó là ai. Vậy một điều mà ai cũng có thể thực hiện, đó là khi một người rời khỏi vị trí đó, điều đầu tiên mà bạn cần làm đó là yêu cầu họ ghi nhận việc rời khỏi bằng văn bản, ghi rõ ngày và kí tên. Đôi khi họ sẽ chỉ bước ra khỏi văn phòng của bạn, nhưng nếu như bạn và ngôi trường rất tuyệt vời, thì có thể họ sẽ làm bản ghi nhận đó. Vậy bạn cần lên kế hoạch như thế nào, bạn lên kế hoạch cho việc chia tay như thế nào với các học sinh, phụ huynh học sinh, hay ngay cả với những người bạn không hề thích, hoặc những giáo viên không có sự gắn kết với học sinh trong lớp, bạn vẫn cần làm vậy.

Hãy tổ chức tiệc chia tay, cho mọi người có thể nói lời từ biệt, và dành tặng họ lời khen ngợi dù bạn không hề muốn làm. Tôi đã từng có những giáo viên mà tôi rất mừng khi họ rời đi, nhưng chúng tôi vẫn tặng cho họ bó hoa, tấm thiệp và những lời chúc, tổ chức những tiệc chia tay đầy tình cảm để tiễn họ lên đường. Rồi tiếp tục công việc. Đừng làm quá lên với một số người này hơn người kia, trừ trường hợp là người này đã công tác được hơn ba mươi năm, hãy làm thật to, nhưng với đa số các trường hợp thay đổi nhân sự, thì bạn sẽ không muốn thiên vị tổ chức thật to cho một vài người còn những người khác thì… vì như thế rất tệ, rất xấu dù việc đó có thể khiến cảm giác trong thâm tâm bạn thoải mái hơn. Đó không phải là cách nên làm.
Khi bạn cần phải sa thải ai đó, một cuộc nói chuyện thẳng thắn với một nhân chứng khác trong phòng là cách làm tốt nhất. Thật thẳng thắn. Đừng nói kiểu: “Ôi chúa ơi, Mary, bạn biết đó, tôi thực sự rất thích bạn và bạn đã rất thân thiết với tụi trẻ và có rất nhiều việc đã xảy ra, và bạn biết đó, bạn đã đi muộn quá nhiều lần, vì thế, chúng tôi không thể tiếp tục giữ bạn ở lại trường này được nữa. Nhưng bạn thực sự rất tuyệt, và tôi rất yêu quý bạn.” Điều đó thật yếu ớt. “Mary, tôi gọi bạn vào đây vì hôm nay chúng tôi sẽ phải để bạn ra đi. Lý do mà chúng tôi đưa ra quyết định này là vì bạn đã đi muộn đến tám lần trong mười ngày làm việc vừa qua, và bạn rời khỏi phòng học mà không để lại người giám sát lớp học, điều này là không thể chấp nhận được.bạn có câu hỏi gì không?”. Việc này rất đơn giản thôi. Bạn đang sa thải họ. Đừng mềm yếu. Việc tỏ ra tình cảm là việc của cá nhân bạn, hãy thể hiện nó ở một nơi khác. Hãy thẳng thắn.

Hãy để họ cảm thấy có quyền tự chủ. Đừng để họ cảm thấy bị tước mất tự trọng, bởi vì bị đuổi việc rất tệ hại. Bởi vì khi bạn bị đuổi việc, thì tự trọng của bạn thực sự đã bị lung lay rồi. Vì vậy dù làm gì đi nữa, bạn hãy tìm cách giúp họ có thể rời đi với tất cả sự tôn trọng. Hãy để các giáo viên khác có thể chứng kiến việc người đó rời đi, bởi vì khi bạn sa thải ai đó, tất cả mọi người đều biết lý do người đó bị sa thải vì thường thì đó là do quá trình làm việc của người đó đã rất tệ, nhưng việc họ thấy điều đó cũng khác, mặc dù họ biết người nhân viên đó có rất nhiều vấn đề tệ hại, và bạn đã rất cố gắng giúp đỡ tận tình khi người đó rời khỏi tổ chức, các nhân viên sẽ rất tôn trọng bạn, rất nhiều. Hãy thể hiện sự tôn trọng và thân thiện, ngay cả khi bạn đang sa thải người đó. Có một số trường hợp chấm dứt khá khó khăn, ví dụ như bạn phải đuổi việc một người đang có thai, hoặc một người thường xuyên đau ốm, mà bạn đuổi việc họ vì một lý do hoàn toàn khác, nhưng họ lại có vấn đề về sức khoẻ chẳng hạn. Đôi khi tình huống trở nên khá phức tạp, hãy gọi luật sư. Hãy gọi luật sư, trả họ năm trăm đô la cho hai tiếng và nhận những lời tư vấn luật pháp mà bạn cần vì bạn đang muốn sa thải một người vì một lý do tệ hại nào đó và bạn không muốn toàn bộ nhân viên biết về toàn bộ sự việc, hãy nhờ đến sự trợ giúp luật pháp từ luật sư để biết bạn có thể nói điều gì và dùng những từ ngữ như thế nào, phần nào của sự việc bạn có thể thông báo trước mọi người để có thể bảo vệ được tổ chức của bạn. Vì cuối cùng thì bạn vẫn sẽ phải làm việc đó thôi.

Có một câu hỏi rằng cô ấy là lãnh đạo của một ngôi trường khá nhỏ, và chỉ có mỗi cô ấy ngồi trong văn phòng. Vậy thì khi cô ấy cần sa thải một ai đó thì cô ấy tìm một nhân chứng chứng kiến việc đó như thế nào. Đó có thể là một Giáo viên trưởng nhóm, hoặc một cố vấn nhân sự, bạn có thể có một cố vấn nhân sự bên ngoài, thường sẽ có một người nào đó như vậy. Bạn cần có người nhân chứng ở đó, ví dụ như khi bạn sa thải một trợ giảng, bạn có thể gọi giáo viên chính của lớp có mặt trong phòng. Tốt nhất là bạn không nên ở một mình trong phòng khi việc đó diễn ra nếu có thể.

Đây là một bản liệt kê mẫu về quy trình sa thải nhân viên bạn có thể áp dụng trong trường. Đừng sa thải họ rồi để họ tự đi thu dọn đồ đạc của mình trong lớp học. Bạn cần đi cùng họ đến lớp học, và quan sát việc họ thu dọn các đồ đạc, giảm thiểu các trao đổi trong lúc đó. Bạn biết đó, nó rất kì cục, toà nhà rộng một trăm hai mươi ngàn mét vuông mà bạn cần phải đi theo người nhân viên mình vừa sa thải trở về lớp học của họ. Cuộc đi bộ sẽ dài và đau đớn suốt dọc hành lang nhưng đó là việc cần thiết để bảo vệ tổ chức của bạn. Hãy dẫn họ ra khỏi toà nhà, gửi cho họ tiền lương trong vòng hai mươi tư tiếng, hầu hết các Bang đều có điều luật như vậy, theo như tôi được biết.

Vì vậy hãy đảm bảo rằng bạn tuân thủ đủ quy trình với tất cả mọi người, việc đó sẽ bảo vệ bạn, và giúp bạn tránh khỏi những trường hợp xúc động khiến bạn rơi vào vòng cảm xúc mà ra khỏi vòng lý trí. Việc tuân thủ đúng quy trình sẽ bảo vệ bạn. Và đảm bảo rằng bạn đã làm hết những việc cần làm vì cảm xúc của chính chúng ta sẽ khiến chúng ta không thể lý trí ở mức độ cần thiết đôi khi.

Vậy thì khi bạn cần phải sa thải một người mà việc sa thải này không phải mọi nhân viên đều hiểu được thì bạn cần phải làm gì. Tôi đã từng có kinh nghiệm về việc đó. Điều bạn cần làm là tổ chức một cuộc họp nơi bạn sẽ nói với mọi người rằng: “Các bạn thân mến, tôi cần các bạn hiểu rằng đến cuối cùng, tôi vẫn luôn quan tâm đến các bạn, và tôi luôn tận tâm với tổ chức này. Và đôi khi chúng ta phải đưa ra những quyết định để bảo vệ tổ chức dù không thoải mái với việc đó, việc này có thể sẽ khá đáng sợ và tôi có thể tưởng tượng các bạn đang cảm thấy khá lo lắng hiện giờ bởi vì có thể trông như chúng tôi đã sa thải một người không vì lý do gì cả. Và tôi cần các bạn thực sự tin tưởng tôi.” Hi vọng là các bạn đang có một mối quan hệ tốt với mọi nhân viên vì điều đó sẽ có ích khi bạn cần sự tin tưởng từ họ. Rằng “tôi làm việc này để bảo vệ các bạn và các học sinh được an toàn. Tôi rất muốn có thể nói với các bạn nhiều hơn nhưng tôi không thể, vì tôn trọng người đó và cũng vì để bảo v
ệ ngôi trường này và tuân thủ các quy định của trường chúng ta. Tôi hi vọng các bạn có thể hiểu được. Và nếu như các bạn có câu hỏi nào khác, hãy thoải mái đặt câu hỏi. Có thể tôi sẽ không thể trả lời rõ ràng, nhưng tôi muốn các bạn cảm thấy các bạn có thể hỏi mọi điều và tôi sẽ cố gắng hết mức có thể để chia sẻ tối đa mọi thông tin có thể”. Đó là cách mà bạn có thể giải quyết tình huống này.”

Hết.

Vừa rồi là bài thuyết trình mà cô RB Fast đã thực hiện trong khuôn khổ Hội thảo thường niên của AMS năm 2017.

Trong tháng 3/2018 này, cô RB sẽ có mặt tại Hà Nội để tham gia đào tạo trong 2 Workshop đặc biệt danh cho các chủ trường và phụ huynh Montessori được kết hợp tổ chức cùng MTCV. Cô sẽ chia sẽ rất nhiều những kiến thức hữu ích về quản trị trường học cũng như các công cụ giúp phụ huynh áp dụng thành công Montessori tại nhà.

Tham khảo thêm thông về 2 Workshop của cô RB Fast tại đây: 
Workshop "Nghệ thuật quản trị trường: Từ chiến lược đến thực thi" - 06,07,08/03/2018
Workshop: "Khám phá tiềm năng trong trẻ: Con bạn là ai?" - 09,10,11/03/2018

Hotline hỗ trợ 24/7 Hotline: 091.851.0202 - 024.6686.4650